Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation

Jedes Unternehmen benötigt eine sogenannte Verfahrensdokumentation

Die Finanzverwaltung vertritt in ihrem Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (im Folgenden: GoBD) die Auffassung, dass , die mindestens jährlich zu aktualisieren ist. Die Zielsetzung der Verfahrensdokumentation soll sein, dass ein nachprüfbarer Überblick über die in digitaler Form anfallenden Geschäftsvorfälle, die daraus resultierenden Daten und deren Ablage besteht. Die Verfahrensdokumentation muss dem Betriebsprüfer somit einen schnellen Überblick über die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme (z.B. Warenwirtschaft, Kasse, Rechnungsschreibung, Zahlungsverkehrssystem), deren Inhalt, Aufbau, Funktionsweise und Ergebnisse bieten.

Es sind beispielsweise folgende Vorgänge zu dokumentieren:

Eine Verfahrensdokumentation setzt sich aus einer allgemeinen Beschreibung sowie einer Benutzer-/Betriebsdokumentation und einer technischen Systemdokumentation zusammen. Der Umfang der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Unternehmensgröße und dessen Komplexität.

Folgen einer fehlenden Verfahrensdokumentation:

Bei einer Betriebsprüfung wird zukünftig standardmäßig eine Verfahrensdokumentation verlangt werden. Ohne vorhandene Verfahrensdokumentation liegt ein sogenannter formaler Mangel vor. Sollten im Rahmen der Betriebsprüfung noch sachliche Mängel zur Erscheinung kommen steigt das Risiko von Hinzuschätzungen zum Ergebnis, die sich in einer Größenordnung von 5-10% bewegen können.

Insbesondere für bargeldintensive Betriebe (z.B. Einzelhandel, Gastronomie, Bäckereien, Friseure usw.) ist eine Verfahrensdokumentation dringend anzuraten.

Wir bieten Ihnen folgende Hilfestellungen zur Verfahrensdokumentation an:

Die Verfahrensdokumentation sichert Sie nicht nur gegen steuerliche Risiken bei einer Betriebsprüfung ab, sondern bietet Ihnen noch folgenden Nutzen: