Richtig dokumentieren mit DATEV Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation

Unternehmen brauchen Unterstützung, weil ihnen oft die administrativen Aufgaben über den Kopf wachsen. Digitalisierung wird viel besser gelebt wird, wenn man Unterstützung bekommt. Dabei wiederum hilft Ihnen und uns die DATEV-Lösung zur Verfahrensdokumentation.

Wenn Datenverarbeitungssysteme eingesetzt werden, sind die Unternehmen verpflichtet eine Verfahrensdokumentationen zu erstellen.

In der Verfahrensdokumentation müssen alle Abläufe beschrieben werden.
Wie wird mit Gutscheinen oder Auslandsgeschäften verfahren? Wer zählt das Geld und bringt es zur Bank? Wer hat Zugang zum Kassensystem? Welcher Umsatzsteuersatz ist relevant? Und vieles mehr… All diese Fragen werden anhand von Checklisten aus dem DATEV-Programm mit dem Mandanten abgestimmt.

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DATEV strukturiert den Beratungsprozess rund um die Verfahrensdokumentation in einzelne Schritte von der Erstberatung bis zur rechtssicheren Ablage für die Finanzbehörde. Und bietet für jeden Schritt eine perfekte digitale Lösung. Unsere Mandanten können viele Schritte auch selbst übernehmen und Informationen liefern.

Auch bei der Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen müssen wieder alle W-Fragen beantwortet werden. Also: Wer scannt? Was wird gescannt? Wie findet die Überprüfung statt? Wo wird´s gespeichert? Und so weiter…
Dann muss auch dokumentiert werden, wie die Belegablage organisiert ist, bzw. wann Papierbelege vernichtet werden können.“

Die Verfahrensdokumentationen sind eine Art doppelter Boden um steuerliche Bauchlandungen in der Betriebsprüfung zu vermeiden.

Wer als Steuerberater digital mit den Mandanten zusammenarbeitet, oder wer bargeldintensive Betriebe betreut, muss ihnen heute Verfahrensdokumentation in den Bereichen Belegablage, ersetzendes Scannen und Kassenführung anbieten können.

DATEV bietet mit dem Zusatzmodul Verfahrensdokumentation eine digitale, einfache und rechtssichere Lösung.

GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Die Finanzverwaltung vertritt in ihrem Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (im Folgenden: GoBD) die Auffassung, dass eine sogenannte Verfahrensdokumentaion notwendig ist, die mindestens jährlich zu aktualisieren ist. Die Zielsetzung der Verfahrensdokumentation soll sein, dass ein nachprüfbarer Überblick über die in digitaler Form anfallenden Geschäftsvorfälle, die daraus resultierenden Daten und deren Ablage besteht. Die Verfahrensdokumentation muss dem Betriebsprüfer somit einen schnellen Überblick über die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme (z.B. Warenwirtschaft, Kasse, Rechnungsschreibung, Zahlungsverkehrssystem), deren Inhalt, Aufbau, Funktionsweise und Ergebnisse bieten.